Datenschutzerklärung für die Rekrutierungsseite

rekrutacja.loyal.net.pl · Stand: 25. September 2026 · Fassung 2026-09-25.1

1 Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

• LOYAL sp. z o.o.
• Aleja Rzeczypospolitej 8, 80-369 Gdańsk, Polen
• NIP: 8581860842 · REGON: 368320107 · KRS: 0000695536
• Telefon: +49 160 96589047 · Ansprechpartner: P. Wojcicki
• E-Mail: privacy@loyal.net.pl

Fragen zu dieser Erklärung, Widerrufe, Widersprüche und Anträge zur Ausübung Ihrer Rechte richten Sie bitte an die genannte E-Mail-Adresse oder Postanschrift.

Die Zusammenarbeit kann mit LOYAL sp. z o.o. oder mit einer weiteren Gesellschaft der Loyal-Gruppe, insbesondere Better Loyal Sp. z o.o. (gleiche Anschrift), zustande kommen. In diesem Fall werden die für den Vertrag erforderlichen Daten an die jeweilige Gesellschaft übergeben; diese Erklärung gilt für sie entsprechend.

2 Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung der Website und zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung als selbstständiger Nachunternehmer erforderlich ist. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, zum Beispiel Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Angaben zu Ihrer Qualifikation.

Die Verarbeitung erfolgt im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen. Eine Weitergabe an Dritte findet nur in den in dieser Erklärung beschriebenen Fällen und auf einer zulässigen Rechtsgrundlage statt.

3 Aufruf der Website und Server-Log-Daten

Beim Aufruf der Website werden für die technische Auslieferung und den Betrieb folgende Zugriffsdaten verarbeitet:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite bzw. Datei,
• übertragene Datenmenge und Meldung über den erfolgreichen Abruf,
• verwendeter Browsertyp und dessen Version sowie das Betriebssystem.

Zweck: Diese Daten sind technisch erforderlich, um Ihnen die Website anzuzeigen, die Stabilität und Sicherheit des Systems zu gewährleisten und Missbrauch abzuwehren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und störungsfreien Betrieb der Website).

Speicherdauer: Server-Log-Protokolle werden spätestens nach 14 Tagen gelöscht, sofern kein Sicherheitsvorfall eine längere Aufbewahrung erfordert.

4 Bewerbungsformular und Kontaktaufnahme

Das Bewerbungsformular erfasst die nachfolgend aufgeführten Angaben. Pflichtfelder sind auf der Website mit einem Stern gekennzeichnet. Bei Kontakt per E-Mail, Telefon oder WhatsApp verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Kontakt- und Inhaltsdaten für die Bearbeitung Ihres Anliegens.

Zweck: Die Verarbeitung dient der Prüfung Ihrer Bewerbung, der Kontaktaufnahme sowie der Anbahnung einer möglichen Zusammenarbeit als selbstständiger Nachunternehmer auf Baustellen in Deutschland.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, weil wir auf Ihre Anfrage vorvertragliche Maßnahmen durchführen und Sie als natürliche Person selbst Vertragspartei werden sollen. Handeln Sie als Ansprechpartner eines Unternehmens, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Abwicklung der Zusammenarbeit, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Speicherdauer: Kommt keine Zusammenarbeit zustande, löschen wir die Bewerbungsdaten spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt; offene Bewerbungen ohne Bearbeitung prüfen wir nach 90 Tagen. Bei einer Zusammenarbeit speichern wir die hierfür erforderlichen Daten während ihrer Dauer. Anschließend bewahren wir sie nur auf, soweit gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder die Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordern (siehe Ziffer 5.6).

Bereitstellung: Name, Telefonnummer und Gewerk sind Pflichtfelder für die Übermittlung über das Formular. Alle weiteren Angaben sind freiwillig. Es besteht keine gesetzliche Pflicht, sich bei uns zu bewerben. Ohne die Pflichtangaben ist die Übermittlung nicht möglich.

5 Empfänger und technische Verarbeitung Ihrer Daten

5.1 Hosting und Serverstandort

Unsere Website, die selbst betriebene Automatisierung und unsere Datenbank werden auf einer Instanz der Oracle Cloud Infrastructure (OCI) in Frankfurt am Main, Deutschland, betrieben. Die über das Formular übermittelten Daten werden dort entgegengenommen und gespeichert. Mit Oracle besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Die technische Auslieferung und Absicherung der Website beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse ist deren sicherer und störungsfreier Betrieb. Für den Inhalt Ihrer Bewerbung gelten die unter Ziffer 4 erläuterten Zwecke und Rechtsgrundlagen.

5.2 Benachrichtigung über eingehende Bewerbungen

Zur Verarbeitung eingehender Bewerbungen nutzen wir n8n als selbst betriebene Software auf derselben Oracle-Instanz in Frankfurt. n8n nimmt die Formulardaten entgegen, speichert sie in unserer eigenen Datenbank und benachrichtigt die für die Rekrutierung zuständige Person per E-Mail.

Die E-Mail-Kommunikation und das interne Benachrichtigungspostfach werden über SEOHOST Sp. z o.o., ul. Obornicka 330, 60-689 Poznań, Polen betrieben. Mit SEOHOST besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag; die Verarbeitung erfolgt innerhalb der Europäischen Union. Interne Benachrichtigungen werden gelöscht, sobald die Bewerbung abschließend bearbeitet ist.

Eine Weiterleitung von Bewerbungsdaten über Messaging-Dienste (z. B. Telegram, WhatsApp) findet nicht statt. SMS werden nicht versendet.

5.3 Mögliche Zugriffe aus Drittländern

Die Speicherung auf unserer Oracle-Instanz erfolgt in Frankfurt am Main. Für Support, Störungsbehebung, Datenwiederherstellung und weitere vertragliche Betriebsleistungen können Oracle-Konzerngesellschaften und Unterauftragsverarbeiter auf personenbezogene Daten zugreifen, auch aus Ländern außerhalb des EWR.

Oracle nennt in seiner dienstbezogenen Liste für OCI (PaaS/IaaS) mögliche beteiligte Konzerngesellschaften in folgenden Ländern und Gebieten (Abruf: 25. September 2026):

• Innerhalb des EWR: Österreich, Belgien, Bulgarien, Kroatien, Zypern, Tschechien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Deutschland, Griechenland, Ungarn, Irland, Italien, Niederlande, Polen, Portugal, Rumänien, Spanien, Schweden und Norwegen.
• Außerhalb des EWR: Vereinigtes Königreich, Schweiz, Ukraine, USA, Kanada, Mexiko, Argentinien, Brasilien, Chile, Costa Rica, Kolumbien, Südafrika, Ägypten, Israel, Saudi-Arabien, Vereinigte Arabische Emirate, China, Hongkong (China), Australien, Neuseeland, Indien, Japan, Singapur, Südkorea, Malaysia, Philippinen und Thailand.

Die Übersicht beschreibt die von Oracle vorgesehenen möglichen Empfängerstandorte. Sie bedeutet nicht, dass Daten von LOYAL tatsächlich in jedes dieser Länder übermittelt oder dort gespeichert werden.

Für die vertraglich vorgesehenen Drittlandübermittlungen bestehen die mit Oracle vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Eine Kopie der geltenden Garantien können Sie unter privacy@loyal.net.pl anfordern.

Quelle: https://www.oracle.com/corporate/oracle-affiliates.html · https://www.oracle.com/legal/privacy/services-privacy-policy/

5.4 Sicherungskopien und Ausführungsprotokolle

Von unserer Datenbank werden Sicherungskopien erstellt. Diese werden im rollierenden Verfahren höchstens 30 Tage aufbewahrt und anschließend automatisch überschrieben. Die Automatisierungssoftware n8n speichert Ausführungsprotokolle zu den verarbeiteten Vorgängen für bis zu 90 Tage; anschließend werden diese automatisch gelöscht.

Sicherungskopien dienen der Wiederherstellung bei Datenverlust; Ausführungsprotokolle unterstützen die Nachvollziehbarkeit und Fehlerbehebung der technischen Verarbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Ausfallsicherheit und der Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung.

5.5 Unterlagen selbstständiger Nachunternehmer

Nach Annahme Ihrer Bewerbung bitten wir Sie um die für den Einsatz erforderlichen Nachweise. Dazu gehören, soweit für den konkreten Einsatz erforderlich, ein Ausweisdokument, ein Gesichtsfoto für die Baustellenanmeldung, die Gewerbeanmeldung (CEIDG), die A1-Bescheinigung, die Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG, Nachweise über Versicherung und Berufsgenossenschaft sowie bei deutschen Selbständigen die Handwerkskarte. Diese Unterlagen werden nicht über das öffentliche Formular erhoben.

Wir verarbeiten die Unterlagen für die Vertragsabwicklung, die Baustellenanmeldung und die Prüfung der für den Einsatz erforderlichen Nachweise. Bei unmittelbar mit Ihnen geschlossenen Verträgen ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO maßgeblich; die Weitergabe an Auftraggeber und Behörden beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht bei Entsendung) und lit. f DSGVO.

Empfänger: Der Auftraggeber der jeweiligen Baustelle (Generalunternehmer) erhält die für die Baustellenanmeldung erforderlichen Unterlagen. Bei Entsendung nach Deutschland erhalten zuständige Stellen die gesetzlich geforderten Daten: ZUS (A1), Zoll, Finanzamt (Freistellung), SOKA-BAU und Berufsgenossenschaft. Die von Ihnen genannten Unterkünfte erhalten Name und Anreisedaten.

Datenquelle: Die Nachweise werden von Ihnen selbst oder von dem Unternehmen bereitgestellt, für das Sie tätig werden.

5.6 Aufbewahrung der Nachunternehmerunterlagen

Gewerbeanmeldungen: Kopien werden für die Prüfung und Abwicklung des jeweiligen Einsatzes aufbewahrt. Nach Wegfall dieses Zwecks werden sie gelöscht, sofern keine gesetzliche Archivierung oder erforderliche Beweissicherung greift.

Freistellungsbescheinigungen: Soweit sie als Nachweis für den unterlassenen Bauabzugsteuerabzug nach §§ 48 ff. EStG dienen, werden sie zusammen mit den erforderlichen Prüfvermerken als steuerlich relevante Unterlagen grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt.

A1-Bescheinigungen: Baustellenkopien werden nach Ende des Einsatzes und Abschluss der dazugehörigen Nachweisprüfung gelöscht, sobald keine weitere gesetzliche Nachweispflicht oder notwendige Beweissicherung besteht.

Ausweiskopien und Fotos: Sie werden nur für die Baustellenanmeldung verwendet und nach Ende des letzten Einsatzes gelöscht, sofern keine gesetzliche Pflicht entgegensteht.

Buchhaltung und Archivierung: Soweit deutsches Aufbewahrungsrecht anwendbar ist, werden Buchungsbelege acht Jahre und Bücher beziehungsweise Jahresabschlüsse zehn Jahre aufbewahrt; für Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen gelten grundsätzlich sechs Jahre. Nach polnischem Recht gelten die dort vorgesehenen Fristen (in der Regel fünf Jahre ab Ende des Steuerjahres).

Nach Ende der operativen Nutzung werden weiter aufzubewahrende Unterlagen nur noch für den jeweiligen Archivierungs-, Prüfungs- oder Rechtsverfolgungszweck verarbeitet. Nach Wegfall sämtlicher Speichergründe werden sie gelöscht.

5.7 Daten, die wir nicht von Ihnen selbst erhalten

Ein Teil der Personen in unserem Bewerberbestand erreicht uns über Koordinatoren oder Partnerunternehmen (Name, Telefonnummer, Gewerk, Gültigkeit der A1-Bescheinigung). Diese Personen informieren wir über diese Erklärung beim ersten Kontakt, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 14 DSGVO). Wer die Verarbeitung nicht wünscht, kann dies formlos mitteilen; die Daten werden dann gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht.

5.8 Google Workspace

Für die Ablage von Unterlagen kann ein Firmenkonto bei Google Workspace (Google Ireland Limited) genutzt werden. Dabei können Daten auf Servern von Google verarbeitet werden; Grundlage sind die von Google angebotenen EU-Standardvertragsklauseln. Die Anbindung an unser System wird nur nach interner Freigabe genutzt.

6 Cookies und Tracking

Die Website setzt ausschließlich technisch notwendige Cookies: ein Cookie für die gewählte Sprache und, im internen Bereich, ein Sitzungs-Cookie. Ob Sie den Cookie-Hinweis bestätigt haben, merkt sich Ihr Browser lokal für 180 Tage. Es werden keine Analyse-, Tracking- oder Marketing-Skripte eingesetzt, keine externen Schriftarten geladen und keine Karten, Videos oder Social-Media-Inhalte eingebettet.

Externe Seiten werden nur über gewöhnliche Links erreicht. Erst wenn Sie einem solchen Link folgen, wird die externe Website aufgerufen; für deren Verarbeitung gelten die dortigen Datenschutzhinweise.

7 Datensicherheit

Alle Daten werden per HTTPS verschlüsselt übertragen. Diese Transportverschlüsselung schützt die Übertragung zwischen Ihrem Browser und unserem Server. Der Zugriff auf gespeicherte Bewerbungen ist auf berechtigte Mitarbeiter beschränkt und passwortgeschützt; Sicherungskopien werden rotierend geführt.

8 Ihre Rechte als betroffene Person

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen insbesondere folgende Rechte zu:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO) über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten.
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO) unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung (Art. 17 DSGVO), sofern keine Aufbewahrungspflichten oder sonstige Gründe entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO).
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit die Verarbeitung automatisiert erfolgt und auf einer Einwilligung oder einem Vertrag beruht.
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO): Beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation Widerspruch einlegen. Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Begründung widersprechen.

Widerruf einer Einwilligung: Soweit eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Den Widerruf können Sie per E-Mail an privacy@loyal.net.pl richten.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns per E-Mail an privacy@loyal.net.pl oder unter der in Ziffer 1 genannten Postanschrift erreichen. Bestehen begründete Zweifel an Ihrer Identität, können wir erforderliche zusätzliche Informationen zur Bestätigung Ihrer Identität anfordern.

9 Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt, können Sie sich nach Art. 77 DSGVO bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des vermuteten Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

• Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, Polen, https://uodo.gov.pl/

Sie müssen eine Beschwerde nicht zunächst an uns richten. Das Beschwerderecht besteht neben anderen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfen.

10 Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO und ein Profiling finden nicht statt. Die automatisierte Entgegennahme, Speicherung und Benachrichtigung dienen nur der Weiterleitung Ihrer Bewerbung. Prüfung, Bewertung und Antwort erfolgen durch einen Mitarbeiter.

11 Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich die Datenverarbeitung oder die maßgeblichen Anforderungen ändern. Die für den Betrieb geltende Fassung wird auf der Website bereitgestellt. Stand: 25. September 2026, Fassung 2026-09-25.1.

Bestätigung im Formular

Ich habe die Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen. Meine Angaben werden zur Prüfung meiner Anfrage als selbstständiger Subunternehmer verarbeitet (vorvertragliche Maßnahme).

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